La Escribanía era una institución que prestaba servicios a toda la población por intermedio de los escribanos que eran los encargados de la elaboración de los contratos y toda clase de documentos que suscribían los particulares. Estas escrituras encuadernadas conjuntamente en el transcurso de un año se conocen con el nombre de Protocolo Notarial.
Desde la época colonial hasta mediados del siglo XIX, el escribano era el funcionario que con título legítimo redactaba y autorizaba con su firma las escrituras públicas de los contratos (acuerdos entre partes), autos y diligencias de los procesos judiciales. A partir del siglo XIX, se separan las funciones que ejercía el antiguo escribano. Una clase de escribanos se encargó de la actuación en los procesos judiciales y la otra en la redacción y autorización de escrituras
públicas. Los primeros fueron llamados “secretarios de juzgados” y los otros “escribanos público o notarios”; secretarios, porque su oficio estaba obligado
a guardar el secreto de todos los asuntos que los contratantes trataban ante él y notarios, porque antes de hacer cualquier escritura debían elaborar las notas
o minutas, eran éstas un borrador de los acuerdos a los que llegaban las partes ante su presencia.
Los escribanos se dividen en dos grupos: Los escribanos reales, públicos y del número; encargados de redactar y dar fe de los contratos y escrituras públicas y los escribanos de las diversas instituciones coloniales como por ejemplo: De la Cancillería Real, Cámara de las Audiencias, Sala del Crimen de la Real
Audiencia, Juzgados de Provincias, Gobernación de las cabezas de Partidos, Cabildos y Ayuntamientos de las ciudades y villas, de entradas de las cárceles, de las Visitas Ordinarias, de las Santas Hermandades, del Mar del Sur, de Minas y Registros, etc. Los primeros podían desempeñarse paralelamente en
ambos organismos o instituciones.
Los escribanos reales o de su majestad eran los que podían ejercer oficios públicos en todo el reino, con excepción del lugar donde hubiera escribanos numerarios. Los escribanos Públicos llamados también del número o numerarios eran los que podían ejercer únicamente en la ciudad, pueblo distrito a que estaban asignados. Se llamaban numerarios por ser un número determinado el asignado a cada lugar; llegaban a ésta condición los escribanos reales por compra por renunciación, arrendamiento, remate y orden del Cabildo.
Durante el virreinato, el oficio de escribano era un oficio vendible y renunciable, para su ejercicio se requería además de la confirmación del Consejo de Indias, ser cristiano viejo, hijo legítimo mayor de 25 años, tener experiencia en asuntos legales y públicos al haber asistido como amanuense u oficial menor en los juzgados y escribanías por lo menos tres años; debía acreditar su limpieza de sangre, estaban excluidos los hijos o nietos de los condenados por
herejía, no se admitía a mestizos ni mulatos.